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Auftragszeiterfassung

Zu einer effektiven Auftragsverfolgung sowie Nachbearbeitung werden in der heutigen Zeit, wo ein Zeit- und Kostenmonitoring bereits unabdingbar geworden ist, vielfältige Möglichkeiten geboten. Anhand von einfachen und kostengünstigen Instrumenten ist es möglich geworden, einzelne Arbeitsschritte zu erfassen und zu bewerten. Nicht nur für die Rechnungslegung sondern auf für eine Nachkalkulation lassen sich diese Daten sinnvoll nutzen.

Unsere Betriebsdatenerfassungslösung ist speziell für die Auftragsdatenerfassung und Auswertung vorgesehen. Diese Anwendung wird hier in Kombination mit Barcodeerfassungsgeräten Datafox Timeboy III vorgestellt.

Dem buchungsberechtigten Mitarbeiter muss ein Barcodeausweis, der über das Programm erstellt werden kann, ausgehändigt werden. Weiterhin muss an jedem Arbeitsplatz, wo gebucht werden soll, das Buchungscodeformblatt bereitliegen, welches sich ebenso über das Programm erstellen lässt.

Damit überhaupt Auftragszeiten gebucht werden können, müssen auf dem Auftrag die Barcodeinformationen  (zum Beispiel die Auftragsnummer) enthalten sein. Diese können entweder von externen Programmen bereitgestellt werden oder direkt über die integrierte Auftragsverwaltung erstellt werden.

Nachfolgend wird schrittweise ein typischer Buchungsvorgang beschrieben:

1. Barcodeleseterminal zur persönlichen Identifizierung über den Barcode des Mitarbeiterausweises ziehen (zur Erfassung der Personalnummer).
2. Barcodeleseterminal zur Auftragsidentifizierung über den Barcode des zur Bearbeitung anstehenden Auftrages ziehen (Barcode ist bereits auf dem Auftrag).
3. Barcodeleseterminal zur Identifizierung des nachfolgenden Arbeitsschrittes über den entsprechenden Barcode des Buchungscodeformblattes ziehen (z. B. Rüstzeitbeginn).

Die Schritte 1 bis 3 entsprechen einer Arbeitsschrittbuchung. Man beachte, dass zu jedem Beginn auch später ein Arbeitsschrittende verbucht werden muss. Jede Buchung wird intern mit einem Zeitstempel versehen.

Der Timeboy III von der Firma Datafox ist ein netzunabhängiges Terminal zur mobilen Datenerfassung.
Er eignet sich überall da, wo keine langen Wege zu festinstallierten Terminals für den Mitarbeiter in Kauf genommen werden sollen.
Die Übertragung der Daten und das Laden der Akkus erfolgt über eine separate Ladestation.

In der Software werden die Stammdaten in folgende Bereiche unterteilt:

• Aufträge
• Projekte
• Kunden
• Kostenstellen / Maschinen
• Buchungscodes
• Tätigkeitsgruppen
• Stücklistenbausteine

Zur Kurzerfassung von Aufträgen können alle notwendigen Informationen, die das BDE-Programm benötigt, erfasst und verwaltet werden.
Hierüber können auch die Barcodeetiketten für die Aufträge gedruckt werden. Für den Barcodedruck wird kein spezieller Drucker benötigt, da die Barcodedarstellung über einen True-Type-Font (eine spezielle Schriftart) gesteuert wird und auf jedem handelsüblichen Drucker ausgegeben werden kann.
Zu jedem Auftrag kann eine Stückliste definiert werden. Diese Daten (Arbeitsauftrag/Ablauf bzw. die barcodecodierten Arbeitsschritte) werden zzgl. des Auftrags dem Mitarbeiter zur Abarbeitung ausgehändigt.
Zusätzlich verwaltet das Programm Projekte. Ein Projekt besteht in der Regel immer aus mehreren Aufträgen. Hierdurch lässt sich nachher auftragsübergreifend eine Zeit-/Kostenkalkulation ermitteln.
Neben der internen Kundenverwaltung besteht weiterhin die Möglichkeit Kostenstellen bzw. Maschinen zu erfassen. Anfallende Zeiten bzw. Kosten können dadurch kumuliert auftrags- bzw. projektbezogen betrachtet werden.

Damit der Mitarbeiter auf einen Auftrag Zeiten buchen kann, müssen Buchungscodes bereitliegen, die die Arbeitsgänge repräsentieren.
Die Arbeitsgänge/Schritte lassen sich frei definieren. Sie lassen sich darüber hinaus zu Tätigkeitsgruppen zusammenfassen. Diese Tätigkeitsgruppen sind ebenso frei definierbar. Eine spätere Zeit-/Kostenkummulation, sei es projekt- oder auftragsbezogen, kann so nach Tätigkeitsgruppen gruppiert betrachtet werden.
Das Programm unterstützt weiterhin Stücklisten. Es können anhand von Bausteinen Stücklisten erstellt und verwaltet werden. Diese Bausteine können sehr leicht einem Auftrag zugeordnet werden und somit als Ergänzung zu den globalen Buchungscodes gesehen werden.
Nach einem Datenabruf (wobei die Software die im Stift gespeicherten Buchungsinformationen ausliest) stehen die Informationen in der Software zur Sichtung bzw. Nachbearbeitung zur Verfügung.

Anhand dieser Maske können Buchungen nach bestimmten Kriterien gefiltert, nachbearbeitet, hinzugefügt oder aber auch gelöscht werden.

Die Buchungsdaten können nach einer Verrechnung (Bewertung) auf vielfältige Weise ausgewertet und betrachtet werden.

Es folgt ein kleiner Einblick in das Reporting:

Datafox Timeboy III
Wirklich mobile Datenerfassung erfordert ein Gerät im Taschenformat, bei gleichzeitig hoher Funktionalität. Datafox Timeboy bietet beides. Durch seine geringe Größe und seine flache Bauform findet es in jeder Tasche seinen Platz. Das Grafikdisplay bietet eine gute Übersicht und ermöglicht auch umfangreiche Dialoge am Gerät.
Über den optional erhältlichen Laser-Scanner können Daten per Barcode schnell und sicher erfasst werden. Das von außen zugängliche Batteriefach fasst 3 Micro-Akku-Zellen. Das Aufladen der Akkus erfolgt in der Dockingstation.
Das Niedrig-Energiekonzept erlaubt lange Laufzeiten ohne Nachladung. Die robuste und spritzwassergeschützte Ausführung macht den Einsatz auch bei rauen Bedingungen, wie z.B. auf Baustellen, möglich.
Der bewusst niedrige Preis erlaubt es, ganze Bereiche mit Geräten auszurüsten und damit einen optimalen Nutzen zu erzielen, ohne das Budget über Gebühr zu beanspruchen.
Datafox Timeboy ist z.B. optimal für eine durchgängige mobile Zeiterfassung geeignet. Das aufwendige Führen, Auswerten und Übertragen von Stundenzetteln entfällt komplett. Die Daten werden schnell und sicher erfasst, zeitnah und fehlerfrei übertragen und sorgen so für eine gute Transparenz und genaue Abrechnungen.

Häufig gestellte Fragen zum Programm:
Braucht jeder Mitarbeiter einen eigenes Erfassungsgerät?
Nein. Mehrere Mitarbeiter können sich ein Erfassungsgerät teilen, da jede Auftragsbuchung durch eine Personalnummer repräsentiert wird.

Wie viele Buchungen passen in ein Erfassungsgerät bevor die Daten abgerufen werden müssen?
Ca. 1000 Buchungen

Lassen sich die Berichte selbst erweitern oder verändern?
Ja. Einzige Voraussetzung ist hierfür Microsoft Access und Access know how.

Wie viele Buchungscodes, Kostenstellen/Maschinen, Aufträge, Projekte, Kunden, Tätigkeitsgruppen, Stücklistenbausteine kann ich anlegen?
Soviel wie die Festplatte an Speicher hergibt.